Hur mycket ska vi pruta? Att förhandla i Gulfen
Varje europeisk delegation ställer samma fråga till mig i hotellhissen. Hur mycket ska vi pruta?
Det ärliga svaret är att det beror på vilken sorts affär ni står i, och att de flesta företag aldrig ställer den frågan först.
Upphandlingar: där prutar man inte
Där en formell upphandling eller en fastställd taxa styr processen är svaret enkelt. Ni prutar inte. Priset ni lämnar är priset, kommittén jämför det med de andra, och ett företag som försöker öppna ett samtal i efterhand visar inte kulturell fingertoppskänsla. Det diskvalificerar sig. Jag har sett kompetenta bolag prata sig ut ur en slutlista genom att behandla en upphandling som en basar.
Den förhandlade affären
Den förhandlade affären är något annat. Ett leveransavtal, ett serviceavtal, villkoren för ett partnerskap, allt där båda parter är fria att röra sig. Där styr basarens arv fortfarande, även i styrelserum fulla av MBA:er från Stanford, och det ger tre regler som en inköpare i Stockholm skulle tycka var märkliga.
Det första budet är en hälsning. Inte en förolämpning, inte en dom. Den nordiska instinkten är att öppna med den noga uträknade, nästan slutliga siffran, och hemma är det hederligt. I en förhandling i Gulfen lämnar det motparten ingenting att svara på. Samtalet där respekt utväxlas kommer aldrig i gång. Bygg därför in verkligt utrymme, rör er i medvetna steg och låt varje steg tas emot som den gåva det är.
Eftergifter går åt båda hållen, eller inte alls. En rörelse i pris besvaras med en rörelse i omfattning, tidplan eller villkor. Och ingen trängs in i ett hörn. En förhandling där den ena sidan synligt förlorar har misslyckats även om avtalet skrivs under, eftersom ett skadat anseende söker upprättelse, oftast under år två. De skickligaste förhandlare jag känner bygger upp sina eftergifter så att motparten går därifrån med sin värdighet stärkt. Den konsten är värd mer än någon prismodell.
Att resa sig från bordet är en dörr som lämnas öppen. ”Det här är inte vår tid, men jag hoppas att våra vägar fortsätter att korsas”, sagt med värme och följt av samma omsorg som man skulle visa efter en framgång, har enligt min erfarenhet gett fler undertecknade avtal än något slutbud. Affärer kommer tillbaka. De kommer tillbaka när bolaget har mognat, marknaden har rört sig eller vägen in helt enkelt var fel första gången. Inget av det är bestående.
Prissätt önskemålet, inte meningen
Inget av detta gör räknandet valfritt. När en köpare ber om ett lägre pris vill jag veta vilket problem önskemålet ska lösa. En fast budget för första året, en osäker driftskostnad, en oro för att stå med ny teknik utan stöd, ett konkurrerande erbjudande. Det är fyra olika förhandlingar som börjar med samma mening, och en prissänkning är rätt svar på bara en av dem. Ofta ger en ändring i omfattning, betalningstidpunkt eller leveransordning båda sidor något mer användbart.
Och det största misstaget är att ge bort ett åtagande för att det låter relationsbyggande. Utbildning kostar. Reserverad kapacitet kostar. Att respektera ett önskemål är att ta det på tillräckligt stort allvar för att sätta ett pris på det.
För ett nordiskt företag är det praktiska steget enkelt. Bestäm före det första mötet vilken sorts affär det här är, hur mycket verkligt utrymme ni bygger in i den första siffran och vilka åtaganden ni ska prissätta i stället för att ge bort. Låt sedan samtalet ta sin tid.