Hvor mye skal vi prute? Forhandlinger i Gulfen
Hver eneste europeiske delegasjon stiller meg det samme spørsmålet i hotellheisen. Hvor mye skal vi prute?
Det ærlige svaret er at det avhenger av hva slags avtale dere står i, og at de fleste selskaper aldri spør om det først.
Anbud: der pruter du ikke
Når et formelt anbud eller en godkjent tariff styrer prosessen, er svaret enkelt. Du pruter ikke. Prisen du leverer, er prisen, komiteen leser den opp mot de andre, og et selskap som prøver å åpne en samtale i etterkant, viser ikke kulturell teft. Det diskvalifiserer seg selv. Jeg har sett dyktige selskaper snakke seg ut av en kortliste fordi de behandlet en anskaffelsesprosess som en souk.
Den fremforhandlede avtalen
Den fremforhandlede avtalen er noe annet. En leveransekontrakt, en tjenesteavtale, vilkårene for et partnerskap, alt der begge parter står fritt til å bevege seg. Der gjelder fortsatt arven fra souken, selv i styrerom fulle av MBA-er fra Stanford, og den gir tre regler som en innkjøper i Stockholm ville synes var merkelige.
Åpningstallet er en hilsen. Ikke en fornærmelse, ikke en dom. Den nordiske refleksen er å åpne med et nøye beregnet, nesten endelig tall, og hjemme er det et uttrykk for redelighet. I en fremforhandlet utveksling i Gulfen gir det motparten ingenting å svare på. Samtalen der respekt utveksles, kommer aldri i gang. Bygg derfor inn reelt rom, beveg deg i bevisste steg, og la hvert steg bli mottatt som den gaven det er.
Innrømmelser går begge veier, eller ikke i det hele tatt. En bevegelse på pris besvares med en bevegelse på omfang, tidspunkt eller vilkår. Og ingen blir satt i et hjørne. En forhandling der den ene parten synlig taper, har mislyktes selv om kontrakten blir signert, fordi et svekket navn søker oppreisning, som regel i år to. De dyktigste forhandlerne jeg kjenner, utformer innrømmelsene sine slik at motparten går derfra med verdigheten styrket. Den kunsten er verdt mer enn noen prismodell.
Å gå fra bordet er en dør som blir stående åpen. «Dette er ikke rett tidspunkt for oss, men jeg håper vi krysser hverandres vei igjen», sagt med varme og fulgt opp med den samme omtanken du ville vist etter en suksess, har etter min erfaring gitt flere signerte kontrakter enn noe endelig sluttbud. Avtaler kommer tilbake. De kommer tilbake når selskapet har modnet, markedet har flyttet seg eller veien inn rett og slett var feil første gang. Ingen av delene er permanent.
Pris ønsket, ikke setningen
Ingenting av dette gjør regnestykket valgfritt. Når en kjøper ber om lavere pris, vil jeg vite hvilket problem ønsket skal løse. Et fast budsjett for første år, en usikker driftskostnad, en bekymring for å stå med ny teknologi uten støtte, et konkurrerende tilbud. Dette er fire ulike forhandlinger som begynner med den samme setningen, og et prisavslag er riktig svar på bare én av dem. Ofte gir en endring i omfang, betalingstidspunkt eller leveringsrekkefølge begge parter noe mer nyttig.
Og den største feilen er å gi bort en forpliktelse fordi det høres relasjonsbyggende ut. Opplæring har en kostnad. Reservert kapasitet har en kostnad. Å respektere et ønske betyr å ta det så alvorlig at man setter en pris på det.
For et nordisk selskap er det praktiske steget enkelt. Før det første møtet bør dere avgjøre hva slags avtale dette er, hvor mye reelt rom dere bygger inn i åpningstallet, og hvilke forpliktelser dere vil prise i stedet for å gi bort. La så samtalen ta den tiden den trenger.